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請求書在中は封筒のどの位置?手書きでも良いの?

公開日: : 最終更新日:2015/02/27 生活全般 , ,

最近できた取引先の人からの一言

「じゃあ、請求書を郵便で送ってください」

最近はEメールでやり取りすることも多くなって、郵送で送ることなどないので、請求書在中の位置などを迷ってしまったり、スタンプがどこにあるか分からなくなってしまったりして、困った経験があるのは私だけではないのではないでしょうか?

今回は、請求書在中の位置、手書きでも良いかなど、請求書を郵送する際の注意点などを紹介します。

「請求書在中」の位置

 間違えるくらいなら、宛先だけ書いて送ってしまおうと思いがちですが、「請求書在中」は必ず封筒に入れるようにしましょう。ダイレクトメールなどと間違えて捨てられてしまうリスクが減りますし、会社内での伝達がスムーズになる効果があります。
 
 「請求書在中」の位置は、縦向きの封書であれば左下に、横向きの封筒であれば右下に入れます。

 「請求書在中」のスタンプは最近はダイソーなどの100円均一のお店でも取り揃えられていますので、この際、購入しても良いかもしれません。

封筒

「請求書在中」は手書きでも良い?

 もちろん、「請求書在中」は手書きで書いても全く問題はありません。スタンプで押すのと同様の位置に丁寧に書きましょう。手書きの際は、宛名を書いたペンとは別の青や赤のペンを使うと良いでしょう。

 ちなみに、郵送で送ることが滅多にない場合で、相手に失礼のない状態で送りたい場合は、インターネット上で請求情報を管理でき、請求書の発行や郵送をしてくれるサービスを利用するのも良いかもしれません。

手書き

請求書郵送の際の注意点

担当者名を記載する

 請求書を郵送する場合、必ず取引先の会社名だけではなく、取引先の会社の担当者の方の名前を書くようにしましょう。経理担当の方が何の支払いか分からずに調べる手間が省けますし、支払い手続きがスムーズに進められます。

請求書はなるべく早く出す

 請求書はなるべく早いタイミングで出した方が先方に喜ばれます。担当者の方も何の請求書かを覚えている間に経理の方に説明できますし、場合によっては、締日の何日後までに支払いという社内ルールがあることもあり、担当者の方が余裕をもって処理することができます。

請求書には送付状をつけよう

 封筒を開けると請求書が一枚だけだと何だかドライな感じがしますよね。簡単なもので良いので、送付状を同封するようにしましょう。

 請求書につける送付状の書き方に大した決まりなどはありません。パソコンで書いたものをプリントアウトしても良いですし、手書きでも問題ありません。

 簡単な挨拶と請求書を同封したことがわかる文章を書くだけです。下に請求書の送付状の文例を書いておきますので、よろしければ参考にしてください。

「前略、いつも弊社をお使いいただき、ありがとうございます。
下記の書類を同封いたしましたので、ご確認いただきますようおねがいいたします。

   記

請求書 1通

         以上  」

ご参考にしていただければ幸いです。

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