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納品書って必要あるの?正しい書き方とは?

公開日: : ビジネス ,

品物を購入した時などに時々ついてくる納品書。あれって必要なものなのでしょうか?なぜ納品書があるのでしょう。

今回は、納品書とその必要性、また、正しい書き方について解説します。

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納品書とは?

納品書とは「今納品したものはこれですよ」と言う書類です。

納品書の品名や数量と、一緒に持ってきた商品の不一致は許されません。

しかし、普段の買い物で納品書を渡される事はありませんよね。これはその場で決済が行われるためです。納品書・請求書・領収証の全ての役割をレシートが担っていると考えるといいでしょう。納品書を貰う取引は、後に請求書が発行される場合がほとんど。その時の請求書の金額や数量とチェックするためにも必ず保管しておくことが必要となります。

納品書の必要性とは?

納品書とセットになる存在に受領書があります。納品書と受領書の内容は全く一緒。納品書と品物が同じだった場合、受領書に印鑑やサインをして「確かに商品を受け取りました」と言う証明にします。そして、納品書が客先に受領書が売り手の手元に残る事になります。

つまり、納品書や受領書は「取引が行われた事を証明する」ために必要な書類となるのです。また、請求書の数量が合っているか確認するためにも必要ですよね。

納品書は品物と一緒に来ていますから「納品書にかかれている数=品物の数」です。しかし、請求書は後日作成されますので内容が間違っている可能性も否定できません。その場のチェックだけでなく請求書が発行されるまで納品書は大切に保管しておき請求書の明細書代わりに一緒にしておくことをお勧めします。

納品書の書き方

納品書には決まった書き方はありません。しかし、やはり見やすい書き方をする必要はあるでしょう。

最低限必要なものは

  • 「納品書」と言う文字
  • 自分の情報
  • 客先の情報
  • 納品日
  • 品物の名前と数

納品書には金額は特に必要ありませんが、相手先が求める場合や金額が確定している場合は書いておくといいでしょう。

また、納品書に番号を付けておくと調べる時に便利です。

全く同じ内容の受領書も忘れずに用意してくださいね。相手先が受け取った事を示す大切な書類です。納品書や受領書にも無料でダウンロードできるフォーマットがありますのでそちらを利用すると簡単に見やすい納品書が作れます。

納品書

個人の取引において納品書を発行する事は珍しいでしょう。しかし、「月末にまとめて支払うよ」なんて約束をした場合は必ず簡易的なものでも作成し受領印を貰うようにして下さい。個人でも法人でも商売には信用が第一です。相手を疑わなくていいように、自分が疑われる事のないようにしっかりとした書類を作成しましょうね。

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