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請求書の保存期間はどのくらい?個人事業主と法人で違いはあるの?

公開日: : 最終更新日:2015/07/21 ビジネス ,

受け取った請求書を見て支払いを済ませた後、その請求書をどのように扱っていますか?請求書などの書類は保存期間が決められていますので安易に破棄してはいけませんよ!

今回は、請求書の保存期間について解説します。

請求書の保存期間が決まっている理由

請求書や見積書・納品書などは証憑書類と言い、所得税法・法人税法で保存期間が決まっています。

「保存しておいた方が良い」ではなく「保存しなければならない」のです。それは社内管理の為や取引の証拠資料であるためなどの理由があります。また、税務調査を受ける際に必要年数分の書類が提出出来なければ控除対象を示すものがありませんので再計算され課税される事もあります。

一言で「保存」と言ってもただ取っていればいいのではありません。言われた書類がすぐに提出出来る状態にある事が国税局の定める「保存」にあたりますので年度ごとに分けてしっかり保存するようにしましょう。

法人と個人事業主の請求書の保存期間

法人と個人事業主では請求書の保存期間が異なります。

法人では、請求書の保存期間は7年と定められています。この「7年」とは1月1日から12月31日を1年とするのではなく、決算の月を境に1年・2年と計算します。例えば、5月31日決算の法人の場合2015年4月の請求書は2022年5月末まで保存しておかなければいけないと言う事になります。2014年11月の請求書も2022年5月末まで。そのため決算期ごとにまとめて保存しておくことをお勧めします。

個人事業主の場合、請求書の保存期間は5年です。しかし、消費税の課税事業者の場合は個人事業主でも7年になりますので注意しましょう。ただし、こちらの1年は暦とおり。所得税の申告書の色に関わりませんので青色でも白色でも同じです。

請求書

請求書の保存方法は色々あります

5年・7年もの請求書ですが、保存方法にきまりはありません。

受け取った紙媒体でそのまま保存しておくもよし、PDFに取り込み記憶媒体に保存しておいても問題がありません。

それぞれの保存方法にメリットデメリットがあります。

まず、紙媒体のデメリットは「場所を取る」「書類の劣化」などがあげられます。インクの種類によっては7年の間に消えてしまうものもあるかもしれません。しかし、紙媒体には「確実性」があります。ファイリングしておけば誰でも取り出す事ができます。

真逆のメリットとデメリットがあるのが記憶媒体です。CD-ROMやリムーバディスクなどほとんど保存するための場所は取りません。しかし、紛失や消滅の恐れや管理している人がいない場合、急ぎで必要な時に取り出せないなどのデメリットがあります。

CD

請求書は会社や個人の収入を示す大切な書類です。適当に扱ったりせずに大切に保管するようにしましょう。

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