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個人から出す請求書に送付状は必要!?文例や封筒の書き方なども紹介します

公開日: : 最終更新日:2015/07/19 ビジネス , ,

会社から会社、会社から個人へ請求書を出す事は普通にある事です。各会社にそれぞれのひな型があり、書き込めばその会社独自の請求書が出来るのですが、個人で請求書を出す場合どんな事に注意しないといけなのでしょう。

今回は、個人から出す請求書の送付状について解説します。

個人から出す請求書に送付状は必要?

請求書や見積書などを送付する時、「送付状」と言うものを一緒に付けます。今回お送りする書類はこれですよと記したものですが、個人の場合はどうすればいいのでしょう。

請求書の送付状は、個人から出す場合にも、付けるに越したことはありません。絶対必要と言うわけではありませんが、書類の内容を分かってもらうための案内ですので出来れば一緒に送るようにしましょう。

請求書に付ける送付状の文例を紹介

請求書の送付状にも色々な決まりがあります。

請求書につける送付状に必要なものは、「宛名」「送付日」「差出人情報」「タイトル」「挨拶文」「添付書類」「備考欄」などです。

宛名は相手の名称を略さずに記します。例えば、「㈱○○商事」ではなく「株式会社 ○○商事 御中」です。

送付日は作成日でも構いません。

そして、差出人情報。個人名や住所・電話番号を入れて印鑑を押します。

タイトルは「書類送付のご案内」など。

挨拶文は「絶対必要」です。手紙のような長い挨拶文は必要ありませんが、あなたが個人事業主なら

「拝啓 貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。下記の書類を同封致しましたので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。  敬具」など。

事業主ではなく個人の場合は

「拝啓 いつも大変お世話になっております。下記の書類を同封いたしましたので、宜しくご査収下さいます様お願い致します。 敬具」など少し柔らかい表現にするといいでしょう。

そして、「請求書 1部」と記します。

最後に備考欄を設けると、他の必要な事が記入できますので便利です。

郵便

請求書と送付状を入れる封筒の注意点

これで請求書と送付状が出来ました。それらを送る場合の封筒はどのように書きますか?

送付先が法人の場合は「株式会社 ○○商事  御中」です。担当者がいる場合は「株式会社 ○○商事  △△ 様」になります。最後が会社名なら御中、個人名もしくは担当者とするなら様です。間違っても御中と様の両方を使用しないようにしましょう。

そして、差出人情報と、中に何が入っているのか分かるように「請求書在中」と記載します。何色で書いてもOKですが、赤か黒をお勧めします。

請求書や送付状は手書きでもPCでも大丈夫です。また、現金支払いと確定している場合以外は振込先銀行を両方、もしくは片方に入れておくといいでしょう。FAXで送付する場合は送付状が先になるように気を付けて下さい。メールの場合は送付状の内容をメール本文にしましょう。タイトルは「請求書ご送付の件」でOK。そして添付資料に請求書です。難しそうに感じますが、無料でテンプレートがダウンロードできますし、100円ちょっとくらいで煩わしい請求書の発送をしてくれるサービスもありますので、上手に活用すると便利ですよ。

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